Az elején egy Excel vagy Google Sheets tökéletesen elégnek tűnik.
Felírod a szolgáltatókat, összeszámolod a költségeket, készítesz egy vendéglistát, írsz magadnak pár teendőt. Aztán telnek a hetek, és egyre több minden kerül bele: új szolgáltató, új árajánlat, egy foglaló, egy módosított időpont, egy új vendég, egy lemondás, egy újabb határidő. És egyszer csak azon kapod magad, hogy már nem is egy esküvői táblázatod van. Hanem öt.
Nem az Excellel van baj. Csak egy esküvő nem különálló táblázatokból áll.
A szolgáltatónak van egy ára, ahhoz tartozik egy foglaló, a foglalónak pedig egy határideje. A szolgáltató része a nagy nap programjának, a program hatással lehet más szolgáltatókra. Ugyanez igaz a vendégekre: a vendéglista összefügg a meghívókkal, az RSVP-vel, az ültetéssel, a menüvel és végül azzal is, hogy hány főre kell fizetnetek. Egy táblázatban ezeket külön-külön is vezetheted, de neked kell fejben összekötnöd őket.
Egy idő után nem csak az esküvőt szervezed, a saját rendszereidet is karbantartod.
Nálunk a költségvetés egy Google Sheetben volt, a szolgáltatókat Notionben gyűjtöttük, a programterv egy Excelből indult, az utolsó teendőket pedig egy megosztott Apple Notesban vezettük. Mindegyik eszköz működött, csak együtt nem voltak kényelmesek. Ha megváltozott egy szolgáltató ára, át kellett vezetni a költségvetésben. Ha kifizettünk egy foglalót, azt valahol fel kellett jegyezni. Ha változott a program, elő kellett venni egy másik dokumentumot. Egy ponton arra gondoltunk: ennek egyszerűbbnek kellene lennie.
